不要なファイルを見つけましょう

米「ウォールストリート・ジャーナル」誌の調査によると、ビジネスマンがオフィスで探しものをする時間は、年間で6週間分にも及ぶという結果が出ています。有効な時間を少しでも増やすためには効率よく仕事ができるデスクトップ整理術を学ばなければなりません。
まずは、デスクトップ画面いっぱいに散乱したファイルの整理から始めましょう。そこで、「いらないファイル」を処分しなければなりませんが、この「いらないファイル」を決めるのが大変難しいですね。デスクトップメニューにある「アイコンの整列」で更新時順に並べ替えてみましょう。最近いじってないファイルが左へ配置されるので、必要かどうか判断しやすくなるのではないでしょうか。さらに“一応保存”とかいう名前のフォルダを作って不要と思われるものはそのフォルダに移動しましょう。削除するわけではないので、もし必要が出た時には直ぐに見つけられます。
フォルダを1個作っただけで、かなりデスクトップに空間ができたでしょう。だいぶデスクトップがさっぱりしたと思います。これで必要なファイルは結構簡単に見つけられるようになったと思います。

ファイルの名前の付け方

『あのファイルがどこだっけ…』いくら探しても見つからないんだけど…。なんていうことよくありますよね。ファイルの名前の付け方に法則を用いましょう。そうすればファイルは簡単に見つかるはずです。
ファイル名の先頭は英字+人名に統一することが検索をしやすくするコツです。「人の名前→用途→日付」とし3つの要素をアンダーバーで区切ります。これをファイル名の法則をとして守れば、ファイルを見つけるのは簡単になります。人名はアルファベットで記載し、「アイコンの整列」でアルファベット順に並べればファイル探しはとても簡単になります。

作業用フォルダと保存用フォルダを活用する

デスクトップに作業用フォルダを作りましょう。名前は、『現在作業中』にでもしておきましょう。今現在仕事で使っているファイルをこのフォルダに入れておけば、毎朝仕事始めにこのフォルダを開けば直ぐに必要なファイルは見つかります。
また、『保存』フォルダも作っておきましょう。ひとまず作業が終わったらこのフォルダにファイルを仕舞っておけば、また後日使うときに簡単に見つかります。
フォルダをあたらニ2つ作っただけであなたの無駄な時間が大幅に節約できると思います。慣れていけば、このようにうまくフォルダを作って行き、フォルダの活用方法に慣れていけば作業がぐんと楽になるはずです。

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